La gestion d'un cabinet dentaire requiert des compétences approfondies en matière d'administration et de gestion. L'administration dentaire est l'endroit idéal pour commencer à améliorer votre cabinet.
Votre cabinet dentaire suit-il ses indicateurs ? Devriez-vous le faire ? Comment savoir quelles données suivre ?
Pour bien gérer un cabinet dentaire, il faut disposer de bonnes données. L'amélioration de l'efficacité de votre cabinet améliorera sa rentabilité. Elle améliorera également l'état de santé de vos patients.
Découvrez les sept indicateurs essentiels que vous devez suivre pour assurer la réussite de votre cabinet dentaire.
1. Pourcentage de pré-nomination
Pour déterminer votre pourcentage de pré-rendez-vous, regardez combien de vos patients actifs ont un rendez-vous prévu. Vous saurez ainsi si vos patients sont nouveaux ou récurrents. Vous saurez également combien d'entre eux ont un rendez-vous futur.
Le pourcentage de patients actifs ayant un prochain rendez-vous programmé devrait être de 98%. Dans la plupart des cabinets dentaires, ce chiffre est inférieur à 85%.
Un patient sans rendez-vous futur est potentiellement un patient perdu. Si votre pourcentage de rendez-vous préalables est faible, vous n'utilisez probablement pas les visites de patients aussi bien que vous le pourriez. Vous réduisez votre capacité à augmenter la production et le nombre de visites au cabinet.
Cependant, une base de patients actifs montre que votre cabinet est en bonne santé et qu'il a un bon potentiel de croissance.
2. Production par visite
La production par visite indique la quantité et le type de traitements que vous prodiguez. Vous pouvez voir si une baisse de la production est due à une diminution du nombre total de patients ou au fait que les patients acceptent moins de traitements. Vous connaîtrez également le taux d'acceptation des traitements.
3. Valeur annuelle pour le patient
Vous pouvez déterminer la valeur annuelle par patient en calculant les montants perçus par patient pour l'ensemble de vos patients actifs. La valeur moyenne par patient doit augmenter chaque année. L'augmentation de la valeur signifie que chaque patient reçoit davantage de traitements.
La valeur annuelle des patients est un indicateur important. Elle vous aide à déterminer le nombre de patients actifs dont vous avez besoin pour atteindre les objectifs financiers de votre cabinet. Elle vous indique également le montant que vous pouvez dépenser en publicité pour attirer de nouveaux patients.
La valeur annuelle de vos patients peut vous aider à décider quand vous devriez ajouter un dentiste associé, un hygiéniste ou un autre membre du personnel. Si vous savez combien de revenus chaque nouveau patient apporte à votre cabinet, vous pouvez calculer quand l'ajout de personnel sera rentable.
La comparaison de votre production par visite et de la valeur annuelle de vos patients vous donne une idée de la santé de votre cabinet. Par exemple, si la valeur annuelle des patients est de 650 $ et que votre production par visite est de 350 $, vous voyez vos patients environ deux fois par an. Vous pourriez programmer davantage de traitements et augmenter votre production.
Diverses stratégies peuvent contribuer à augmenter la valeur annuelle des patients. La réalisation d'un plus grand nombre de traitements de blanchiment est un moyen d'augmenter votre production par visite. Vous pouvez également lancer un programme de diagnostic parodontal ou ajouter de nouveaux services comme les traitements de l'apnée du sommeil.
4. Pourcentage de rendez-vous manqués
Les rendez-vous manqués coûtent cher à votre cabinet. Ils ont également un effet négatif sur la santé bucco-dentaire de vos patients. Si votre taux d'absentéisme est supérieur à 10-15 %, vous devez en trouver la cause.
Les patients peuvent oublier parce qu'ils n'ont pas reçu de rappel. Il est peut-être difficile de trouver un parking à proximité de votre cabinet. Les personnes qui sont en retard dans leurs paiements peuvent manquer un rendez-vous parce qu'elles ne veulent pas se retrouver avec des frais supplémentaires.
L'absence de rappels amicaux est souvent à l'origine des rendez-vous manqués. Lorsque vous obtenez les coordonnées de chaque patient, demandez-lui comment il préfère être contacté pour les rappels de rendez-vous. Dans une enquête récente, les consommateurs ont déclaré préféraient les messages textuels pour les communications urgentes telles que les rappels de rendez-vous. Toutefois, les appels téléphoniques, les SMS et les courriels peuvent tous être efficaces en fonction des préférences de chaque patient.
5. Utilisation de l'offre et dépenses
Suivi de l'utilisation l'utilisation des fournitures et les dépenses est un autre indicateur important. Vous devez disposer d'un stock suffisant pour répondre aux besoins de traitement de vos patients. Le fait d'avoir des fournitures prêtes à l'emploi peut augmenter votre productivité. Vous pouvez effectuer des traitements et des procédures sans avoir à attendre.
Cependant, un stock trop important prive d'argent d'autres secteurs de votre cabinet où vous pourriez l'utiliser plus efficacement. Votre cabinet peut potentiellement réaliser des économies significatives en ayant une vision plus précise de votre utilisation et de vos dépenses en fournitures.
6. Heures consacrées aux processus manuels
Les cabinets dentaires disposent de nombreuses options pour choisir une plateforme en ligne afin de gérer les patients, les stocks et les plannings. Malgré cela, de nombreux cabinets n'ont toujours pas remplacé leurs systèmes papier par de nouveaux systèmes électroniques.
Si vous êtes encore en train de passer du papier au logiciel, les heures passées à vérifier les stocks, à passer des commandes, à vérifier les dates de péremption des produits et à effectuer d'autres tâches administratives s'accumulent rapidement. Vous pouvez accroître votre efficacité et réduire vos dépenses en diminuant le nombre d'heures que vous et votre personnel consacrez aux processus manuels.
7. Collections
Si vous percevez moins de recettes que ce que vous auriez dû produire, vous devez évaluer vos recouvrements. Un bon objectif est de maintenir le total des comptes débiteurs à un mois de production moyenne ou moins.
Les créances de plus de 90 jours devraient représenter moins de 10 % du total. Lorsqu'une créance date de plus de 60 jours, son recouvrement devient de plus en plus improbable.
Dans l'idéal, vous devriez percevoir 98 % de l'argent qui vous est dû après les ajustements de l'assurance et toute autre réduction.
Utiliser les métriques pour améliorer l'administration dentaire dans votre cabinet
L'administration et la gestion ne sont pas la partie préférée de la plupart des dentistes dans la gestion de leur cabinet. Cependant, l'amélioration de l'efficacité de votre administration peut augmenter de manière significative votre rentabilité et les résultats pour les patients. Lorsque vous commencez à suivre vos indicateurs, vous avez besoin de tous les membres de votre équipe pour vous aider à apporter les changements nécessaires à votre cabinet.
Fixez des objectifs de revenus mensuels ou annuels pour votre clinique. Déterminez ensuite dans quelle mesure votre production doit augmenter pour atteindre ces objectifs. Vous pouvez fixer des objectifs quotidiens pour vous assurer que vos hygiénistes et les autres membres du personnel savent comment leur productivité contribue au succès du cabinet.
Encouragez votre équipe à accomplir le plus grand nombre de tâches possible chaque jour sans perdre de vue la qualité. Vous pouvez montrer l'exemple en faisant preuve d'un sens de l'urgence planifiée. La fixation et le respect de délais précoces augmentent la productivité de votre entreprise.
La bonne technologie vous aidera à améliorer votre administration dentaire. Elle améliorera également les soins que vous prodiguez à vos patients. Les logiciels de gestion des stocks et de planification vous permettent de mieux contrôler vos dépenses. En outre, vous consacrez moins de temps aux tâches administratives et pouvez vous consacrer davantage à vos patients.
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