Shannon Williams est l'administratrice clinique des chirurgiens oraux et maxillo-faciaux de l'Utah , qui comptent quatre bureaux et quatre médecins. Elle travaille pour le cabinet depuis plus de six ans, supervise les équipes cliniques et est responsable de la gestion des stocks dans tous les sites.
Comment était la situation avant la mise en œuvre de Sowingo ?
Avant Sowingo, nous avions des problèmes avec les stocks périmés et les commandes posaient un défi de cohérence entre les différents bureaux - en particulier pour les produits périmés. Nous devions procéder à des comptages manuels fréquents pour savoir ce que nous avions en stock et ce que nous devions commander. Cela nous prenait beaucoup de ressources et de temps à consacrer à d'autres tâches. Aujourd'hui, nous avons un seul compte pour tous nos sites, les commandes sont centralisées et nous gagnons du temps de réunion que nous pouvons désormais consacrer aux patients.
Comment s'est déroulé le déploiement de Sowingo ?
La partie la plus longue a été la numérisation de notre inventaire existant. L'équipe de Sowingo nous a aidés à importer nos produits dans la plateforme. Nous avons ensuite tout scanné, ce qui a pris un peu de temps au départ - mais cela en valait la peine car nous n'avons eu à le faire qu'une seule fois. Aujourd'hui, les comptages continus appartiennent au passé et il nous suffit de scanner un code-barres pour savoir en temps réel ce que nous avons en stock sur nos quatre sites.
Quelles sont les fonctions de Sowingo que vous préférez ?
J'aime beaucoup de choses, mais ce que je préfère, c'est le rapport sur la péremption des médicaments. Il m'aide à surveiller de près notre budget et notre planification et nous évite de jeter des stocks précieux ou de commander plus que ce dont nous avons besoin. Sowingo me fournit des données exploitables en temps réel. Nous sommes plus précis dans nos achats et il nous permet également d'envoyer des bons de commande par courriel à nos représentants auprès de nos différents fournisseurs. Sowingo m'envoie une notification qui m'incite à passer commande, directement depuis la plateforme. Il m'aide également à faire correspondre tous les bons de commande avec les achats, de sorte qu'il n'y a plus d'erreurs de facturation.
En quoi Sowingo est-il le plus utile ?
En tant qu'administrateur clinique, je supervise une équipe d'administrateurs qui s'occupent des commandes. Sowingo a contribué à réduire le temps que nous consacrons aux commandes et me permet de m'assurer que les dentistes disposent de ce dont ils ont besoin au moment où ils en ont besoin, en particulier pour les articles spécifiques et coûteux tels que les implants. Dans le cas des implants, il est très difficile de trouver ce dont les patients ont besoin dans le stock de l'étagère, sans pour autant dépasser nos limites budgétaires. La fonction de reporting me permet de gérer cela de près sur quatre sites et avec plusieurs personnes qui commandent.
Comment une fonctionnalité de Sowingo vous a-t-elle aidé dans votre travail ?
Il m'a aidé à gérer les nouveaux employés sans mettre le cabinet en péril ni faire de la microgestion. Certains médicaments sont destinés à des situations d'urgence - notre chariot d'urgence par exemple - et il est impératif de les avoir sous la main même si nous ne les utilisons pas fréquemment. L'onglet "expiration" est très utile pour m'alerter sur les besoins potentiels d'inventaire, mais il me permet également de fixer des minimums dans le système. En fixant des minimums, les nouveaux employés disposent des informations dont ils ont besoin sans avoir besoin d'une formation approfondie. Sowingo nous alerte en cas de pénurie de médicaments vitaux, que nous pouvons facilement ajouter au panier d'achat, tout en ayant accès à l'ensemble des données. Cela fait gagner du temps à toute mon équipe, et je peux être sûr que nous avons ce qu'il faut sous la main, que ce soit pour les besoins de base de la pratique ou pour les médicaments vitaux.
Chirurgiens oraux et maxillo-faciaux de l'Utah
801-779-0506
