En tant que dentiste, la gestion de votre cabinet comporte de nombreux aspects essentiels. Entre l'équilibre des soins aux patients, vos employés, votre emploi du temps chargé et les tâches quotidiennes, il peut parfois être difficile de se souvenir de tout ce qui est nécessaire pour que votre cabinet fonctionne conformément aux lignes directrices et aux réglementations.
Avez-vous mis en place un système pour suivre les différentes licences et certifications qui doivent être renouvelées et celles qui arrivent à expiration ? La plupart des cabinets enregistrent les renouvellements et les calendriers d'entretien sur une feuille Excel ou confient à une personne le soin de suivre ce qui doit être fait, mais l'erreur humaine est toujours possible. Malheureusement, si une licence, un permis ou une certification a expiré, ou si l'entretien de l'équipement est en retard, votre cabinet ne sera plus conforme aux normes réglementaires.
Si vous avez un peu de temps libre, pourquoi ne pas comparer votre liste avec la nôtre et voir s'il y a quelque chose d'autre que vous pourriez ajouter et qu'il vous serait utile de garder à l'esprit. Cette liste peut également servir de ligne directrice pour préparer les nouveaux dentistes qui souhaitent ouvrir leur propre cabinet. En passant en revue les différents points, n'oubliez pas de vérifier si vous disposez d'un registre des dates exactes, si vous savez où sont stockés les documents des années précédentes et si, en cas d'inspection, vous seriez en mesure de fournir à l'organisme de réglementation les informations dont il a besoin. Si ce n'est pas le cas, vous pourriez envisager d'intégrer un système automatisé dans votre pratique pour simplifier les choses.
Renouvellement des permis
Les cabinets dentaires sont tenus d'obtenir une autorisation de leur organisme de réglementation avant de pratiquer la dentisterie sous un nom de société. Les dentistes qui ont l'intention de fournir une sédation supérieure au niveau minimal doivent également disposer d'un permis d'installation. En outre, si votre cabinet dispose d'un tomodensitomètre ou envisage d'en installer un, il devra également obtenir un permis - tous ces permis doivent être renouvelés chaque année.
Renouvellement des licences
Les dentistes doivent renouveler chaque année leur certificat d'enregistrement (licence) auprès de leur organisme de réglementation respectif pour pouvoir continuer à exercer leur profession. Si vous ne le faites pas, votre licence sera probablement suspendue.
RPC Certifications
Les professionnels dentaires sont tenus par la loi de posséder les compétences de base nécessaires pour sauver une vie. La plus courante est le Basic Life Support (BLS), qui doit être renouvelé chaque année. D'autres certifications en RCP comprennent l'Advanced Cardiovascular Life Support (ACLS) et le Pediatric Advanced Life Support (PALS), qui doivent être renouvelées tous les deux ans.
Autorisation du membre pour la sédation
Tout dentiste qui souhaite administrer une sédation supérieure au niveau minimal dans un cabinet dentaire doit demander à son organisme de réglementation respectif d'examiner et d'approuver sa formation, qui doit ensuite être renouvelée chaque année. Si vous êtes le propriétaire du permis de l'établissement, vous devez vous assurer que chaque praticien sous votre permis est autorisé, donc assurez-vous que vous avez un moyen de suivre les certifications de chaque fournisseur individuel.
Inspection annuelle des appareils à rayons X
Les cabinets dentaires équipés d'appareils de radiographie (radiographies périapicales, radiographies panoramiques, tomodensitomètre, etc.) sont régulièrement étalonnés, soumis à des tests de qualité et certifiés chaque année par des inspecteurs agréés - les enregistrements doivent généralement être conservés pendant au moins cinq ans (parfois plus longtemps en fonction de la législation de votre province ou de votre État).
Moniteurs de signes vitaux Maintenance préventive
Les moniteurs de signes vitaux jouent un rôle clé dans les soins aux patients en affichant la fréquence cardiaque, la fréquence respiratoire, les niveaux d'oxygène et la pression artérielle sur un écran d'ordinateur. Il est généralement suggéré que ce type d'équipement fasse l'objet d'un programme d'entretien préventif de routine tous les six mois à un an.
Maintenance des DEA (défibrillateurs externes automatisés)
Pour qu'un DEA fournisse la thérapie correcte, les électrodes du DEA doivent entrer en contact avec la peau du patient afin d'analyser ou de choquer. Avec le temps, le gel des électrodes (agent de liaison entre les électrodes et la peau) s'assèche et sa composition chimique se dégrade. Il n'adhère donc plus à la peau, ce qui réduit les chances d'efficacité du DEA. La durée de vie typique des électrodes de DEA (pédiatriques et adultes) est comprise entre 18 et 30 mois. Il est essentiel de procéder à un entretien de routine et à des vérifications de l'approvisionnement de tous les DEA - cela peut sauver une vie.
Service des systèmes de livraison de gaz
La plupart des organismes de réglementation exigent une inspection annuelle des systèmes de gaz, afin de détecter les fuites potentielles, les flux de gaz incorrects, les pièces et les équipements usés. Il est de votre responsabilité de garantir la santé et la sécurité de vos patients, de votre personnel et de vos associés en assurant un fonctionnement fiable à sécurité intégrée, une émission de gaz précise, en prévenant l'exposition potentielle aux fuites d'oxyde nitreux et en permettant l'accès à un équipement d'oxygène d'urgence en état de marche.
Fiche d'inspection du stérilisateur/autoclave
Pour éviter les fuites d'eau et l'obstruction de certains trous, il est recommandé de faire vérifier et remplacer au moins une fois par an certains composants de l'autoclave/stérilisateur (joint de porte, soufflet, jet d'air et filtre EPA) par un technicien qualifié.
Trousses de premiers secours et médicaments d'urgence
Tous les cabinets dentaires sont tenus de disposer d'une trousse d'urgence et de s'assurer que les médicaments d'urgence n'ont pas dépassé leur date de péremption. Les trousses de premiers secours doivent également être stockées. Il est recommandé de vérifier les trousses tous les six mois au minimum pour s'assurer qu'elles sont à jour.
Inspection annuelle des extincteurs
Des inspections annuelles de l'entretien des extincteurs doivent être effectuées pour garantir une conformité optimale tout en identifiant et en corrigeant toute situation potentiellement dangereuse. Lorsqu'un extincteur a passé avec succès l'inspection annuelle, il est vérifié à l'aide d'une étiquette d'inspection datée, à moins qu'il ne soit défectueux et qu'il faille le réparer ou le remplacer.
Entretien préventif régulier de l'équipement
L'entretien préventif doit être effectué régulièrement sur l'équipement dentaire (par exemple, pièce à main, compresseur d'air, aspirateur, ampoules de rechange) afin de réduire la probabilité qu'il affecte votre capacité à exercer. L'entretien est effectué pendant que l'équipement fonctionne encore, afin d'éviter qu'il ne tombe en panne de manière inattendue. Selon le type d'équipement, l'entretien peut être effectué tous les mois, tous les deux mois ou tous les ans.
Examen de la formation du personnel
Les propriétaires de cabinets dentaires doivent s'assurer que leurs employés reçoivent une formation actualisée conforme aux exigences visant à protéger leurs patients et leur personnel. Cela inclut les informations relatives au SIMDUT, à la santé et à la sécurité, au contrôle des infections et aux protocoles d'urgence. Il est conseillé de prévoir une réunion de mise à jour avec votre équipe pour passer en revue les politiques actuelles et discuter des normes nouvellement introduites.
Politiques d'assurance
Les dentistes ont généralement besoin d'une assurance responsabilité civile professionnelle, d'une assurance des biens, d'une assurance contre les erreurs et omissions, ainsi que d'une assurance contre les accidents du travail. Une police d'assurance expirée peut avoir de graves conséquences juridiques et financières. Toutes ces polices d'assurance doivent être renouvelées chaque année et les primes doivent être payées à temps pour garantir votre protection en tant que dentiste en exercice.
Adhésion à une association Renouvellement annuel
En tant que dentiste, vous finissez par faire partie de plusieurs associations et organisations au cours de votre carrière et chaque année, il y a un renouvellement annuel. Vous recevez généralement un rappel par courriel ou par courrier, mais si vous oubliez de le faire, les cotisations augmentent souvent. Le fait de se tenir au courant vous permet de bénéficier du tarif de renouvellement anticipé, tout en sachant quand ces dépenses surviendront tout au long de l'année. Ceci n'est pas nécessairement lié à la conformité, mais nous avons pensé le mentionner car il est utile de le garder sur votre liste de rappels !
Étant donné le grand nombre d'exigences à respecter et à programmer tout au long de l'année, il est conseillé de mettre en place un système permettant de s'assurer que les renouvellements sont effectués dans les délais et que la conformité est respectée.
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Le plus beau, c'est que vous pouvez télécharger une copie de votre certification et la joindre directement à l'enregistrement. Ainsi, tous vos documents de conformité sont organisés et stockés en un seul endroit pour être facilement retrouvés. Protégez votre cabinet des violations de la réglementation et ayez l'esprit tranquille en sachant que vous êtes toujours prêt pour l'inspection.
