Vous gérez un cabinet dentaire ? Vous arrive-t-il de manquer de certaines fournitures dentaires ? Dans ce cas, il est peut-être nécessaire de revoir vos stratégies d'inventaire actuelles.
En plus des nombreux défis de la santé bucco-dentaire aux États-Unis, les cabinets dentaires doivent encore se préoccuper de leur propre terrain. Ils doivent relever les défis liés à la gestion des stocks. Sinon, ils auront du mal à fournir des soins dentaires de qualité à leurs patients.
Poursuivez votre lecture ci-dessous pour découvrir les 11 techniques de gestion des stocks dentaires les plus efficaces que vous devez mettre en œuvre dès aujourd'hui.
1. Déterminer les éléments à contrôler
L'un des premiers systèmes de gestion des stocks que vous devez appliquer dans votre cabinet dentaire consiste à identifier les articles que vous souhaitez contrôler. Pour commencer, concentrez-vous sur les articles dont la durée de conservation est courte. Faites de même avec les articles de qualité supérieure et les articles coûteux.
Prenez également note des articles qui occupent beaucoup d'espace sur les étagères. Dressez une liste de tous ces articles, en particulier ceux qui sont accessibles à tout le monde dans le bureau. Cette liste servira de base à votre registre des produits.
2. Créer un journal
Votre prochain objectif est de créer un registre des produits. Il deviendra votre premier outil de contrôle et de responsabilisation pour tout ce qui entre et sort de la réserve.
Toute personne qui entre et obtient un article doit écrire sur le registre. Veillez à ce que chacun inscrive tous les détails importants. Il s'agit notamment du nom de l'article, de la date, de la quantité et du nom de la personne qui récupère les articles de l'inventaire.
En demandant à chacun d'inscrire son nom dans le journal, vous instaurez une culture de la responsabilité.
3. Une personne pour superviser les choses
En ce qui concerne les personnes, vous devez désigner quelqu'un qui gérera les mouvements de l'inventaire. Cette personne doit également être chargée de commander les fournitures.
Confier cette tâche à une seule personne vous apportera beaucoup. Tout d'abord, vous pouvez être sûr qu'il n'y aura pas de double commande pour l'un ou l'autre de vos articles. En outre, vous réduisez les risques d'oublier un article sur la liste de commande.
Vous avez également accès à des informations précises concernant les fournitures. Comme le responsable n'aura qu'une seule tâche à accomplir, il aura une meilleure idée du flux de l'inventaire. Il saura où trouver un article spécifique et déterminera rapidement s'il manque quelque chose ou si l'approvisionnement est insuffisant.
En outre, le fait qu'une seule personne supervise l'inventaire se traduit par une meilleure relation avec les fournisseurs. Ces derniers ne devront s'adresser qu'à une seule personne lorsqu'il s'agira de passer de nouvelles commandes.
4. Simplifier le processus de commande
L'idée de garder les choses simples s'applique également à la gestion des stocks. Ainsi, établissez un processus de commande simple pour votre cabinet dentaire. Créez un manuel indiquant tous vos articles et l'endroit où vous les commandez.
Veillez à indiquer les dates de commande et la localisation des produits. Indiquez également les coordonnées des fournisseurs, les délais de paiement et le budget de la commande.
5. Attention à votre budget
En ce qui concerne votre budget, établissez-en un que vous respecterez quoi qu'il arrive. L'objectif de l'établissement d'un budget est d'éviter les dépenses excessives. Tomber dans ce piège peut sonner le glas de votre cabinet dentaire.
Vous devez donc suivre l'évolution des prix de vos fournitures. Comparez les prix d'un mois à l'autre. Ensuite, comparez vos dépenses à celles de l'année dernière.
Tenez compte de la croissance prévue pour déterminer l'augmentation des coûts d'approvisionnement. Idéalement, vous devriez consacrer 5 à 7 % de votre marge brute à vos fournitures dentaires mensuelles.
6. Minimiser les commandes si possible
Lorsqu'il s'agit de passer des commandes, vous souhaitez en limiter le nombre. L'efficacité de votre processus de commande est déterminante à cet égard.
Votre objectif est de réduire le nombre de commandes importantes. Cela vous permettra d'économiser de l'argent et des ressources. Vous préserverez également l'intégrité de votre trésorerie.
En outre, le fait de limiter vos commandes vous permet de garder le contrôle de vos stocks. Vous réduirez également vos coûts de stockage en évitant un surplus de fournitures.
7. Les contrôles de routine sont indispensables
L'une des clés d'une gestion efficace des stocks est la réconciliation des approvisionnements. Vous pouvez le faire en effectuant des contrôles d'inventaire de routine.
Demandez à la personne chargée de l'inventaire d'effectuer des contrôles de routine au moins une fois par mois. Vous souhaitez qu'il prenne note des niveaux de stock. Par la suite, mettez à jour l'inventaire et comparez les niveaux du mois précédent.
Vous aurez ainsi une vue d'ensemble de la façon dont votre cabinet dentaire consomme ses fournitures. Il vous permet également de créer une prévision de la demande pour les mois à venir.
8. Réexaminez votre utilisation
Vous devez également tenir un registre de tous les articles que vous avez utilisés au cours de l'année. Cette tâche peut s'avérer décourageante, mais elle fera des merveilles pour la gestion de vos stocks.
En gardant une trace de votre utilisation, vous disposez d'une référence solide pour vos futures commandes. Vous pouvez garder une trace de certains articles dont votre cabinet n'a peut-être plus besoin. En outre, vous pouvez garder un œil sur les fournitures qui ne sont peut-être plus disponibles sur le marché.
9. Investir dans un bon logiciel d'inventaire
La technologie étant votre amie, investissez dans un bon logiciel d'inventaire. Vous devez en choisir un qui vous aidera à automatiser vos processus.
Un logiciel d'inventaire fiable peut également vous aider à gérer votre budget. Il peut également envoyer des alertes en cas d'épuisement des stocks.
10. Établir des partenariats avec les fournisseurs
Choisir les meilleurs fournisseurs pour vos fournitures dentaires, c'est bien. Toutefois, établir des relations solides avec les fournisseurs, c'est encore mieux. Votre objectif est de trouver des fournisseurs qui soutiennent véritablement votre cabinet dentaire.
À partir de là, vous pouvez vous assurer que les fournitures arrivent à temps. Vous pouvez vous attendre à des livraisons rapides sans avoir à vous soucier de tarifs ou de frais injustes.
11. Organisez vos stocks
Enfin, vous devez organiser votre entrepôt. Même si vous disposez du logiciel de gestion le plus fiable, cela ne suffit pas si vous n'organisez pas l'espace où vous conservez vos fournitures.
Organisez votre stock physique pour éviter d'empiler des articles qui n'appartiennent pas à la même catégorie. Cela vous aidera à trouver les articles plus rapidement. Vous éviterez également toute confusion lors des inspections.
Optimisez vos techniques de gestion des stocks
En appliquant ces techniques de gestion des stocks, vous gardez la maîtrise de vos approvisionnements en permanence. Toutefois, vous ne pouvez optimiser ces techniques qu'en utilisant un logiciel de gestion fiable.
Contactez-nous dès aujourd'hui pour nous faire part de vos besoins en matière de gestion des stocks. Demandez une démonstration gratuite pour en savoir plus sur notre solution de gestion basée sur le cloud.
